GTD 管理系统
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GTD 分为 横向管理 和 纵向管理 两个方面。
横向管理
横向管理有五个阶段:收集、分析、组织管理、检查(反馈)、行动。
1.收集:填充工作篮
- 物理空间;
- 精神空间。
关键在于百分之百地捕获一切未尽事宜,以最快的速度收集下来,放入工作篮。
保持极简主义生活方式, 断、舍、离 ,可以从根本上大大缩短收集时间。
2.分析:清空工作篮
清空工作篮的本质在于确定每一项工作的内容和实质,判断其是否需要采取行动。
不需要采取行动:
- 垃圾 → 抛进垃圾桶;
- 孵化器 → 未来某一天可能会做;
- 参考资料 → 归档保存。
需要采取行动的:
- 小于 2 分钟的立即处理;
- 大于 2 分钟的:
- 委托他人:
- 等待;
- 日程表(有时间要求的)。
- 自己执行(在管理阶段列清单):
- 日程表(有时间要求的);
- 下一步行动清单。
- 委托他人:
- 项目:
- 制定项目计划。
注意,这一步中,并 不需要采取任何实际的行动 ,关键在于 合理分类 ,分类的时候应遵循以下原则:
- 自上而下;
- 逐条处理;
- 机会均等。
3.管理
对分类后的条目进行制定 具体的行动方案 :
- 垃圾 → 删除;
- 未来可期 → 孵化器;
- 参考资料 → 归档保存供查阅;
- 小于 2 分钟 → 立即处理;
- 下一步行动 → 必须是一目了然的具体行动 ;
- 日程表 → 只允许放置有具体时间要求的任务;
- 项目 → 分解为具体的行动、安排日程。
注意, 日程表 是十分神圣的,它和 下一步行动 共同构成了每日管理的核心。
四象限工作法是个不错的标准:
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4.检查
新的情况不断产生,每天的工作安排也必须时常回顾并做出相应调整,以保证 GTD 的尽收一切和全面管理。
如何检查呢?
…
每一天:
- 以 日程表 作为开始,处理好日程表中紧要的任务;
- 之后,查阅 下一步行动 清单和 孵化器 。
注意,定期(如每周)更新清单是至关重要的。
5.行动
选择最佳方案,如何决策?
在某一时刻, 4 个模式:
- (地)环境;
- (时)有多少时间;
- (人)有多少精力;
- (事)重要性。
评估每日工作, 3 种模式:
- (预定)处理事先安排好的工作;
- (突发)处理随时冒出来的事件;
- (成长)定义你自己的工作。
回顾工作的 6 个标准:
- 目前的行动;
- 当前的工作(亟待处理的事项,短期成效);
- 责任范围(工作、生活、个人成长);
- 1~2 年的目标(各个领域的成就);
- 3~5 年的展望(着眼全局,纵观趋势);
- 整个生活的全景(终极的人生意义)。
高效能人士的七个习惯系统地讲解这个体系:
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纵向管理
需要更严格地控制某一项工作,确保行动方案切实可行时,便是纵向管理的用武之地。
纵向管理也有五个阶段:目的/原则、前景/结果、集思广益、组织协调、下一步行动。
1.目的/原则
目的是什么?是否清晰而具体?
- 界定成功(要实现什么);
- 集结资源(客观环境);
- 激发动机(主观能动);
- 阐明重点(主要矛盾);
- 拓宽选择(可能);
- 澄清原则(本心)。
认真思考要达成的目标,分析客观条件、主观现实, 实事求是 地分析矛盾及事物可能的走向,明晰本心真我。
2.前景/结果

- 聚焦;
- 阐明结果。
量子吸引力法则:
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量子力学理论中重要的一点就是振动频率相同的东西,会互相吸引而且引起共鸣。我们的意念、思想、情绪具有可感知的能量,而我们的脑电波不断产生振动频率,只要有振动,就会影响其他同样在振动的事物。我们的大脑就是这个世界上最强的“磁铁”,我们的起心动念,无时不在向宇宙发出信号,和你的脑电波振动频率相同的东西,会统统被你吸引过来。你生活中的一切,都是你自己吸引来的。佛陀在 2500 多年前所说的“唯心所见,唯识所变”,便是这个哲理。
3.集思广益
头脑风暴,启动思维,打破常规的思考模式,基本原则:
- 不判断,不质疑,不评估,不批判;
- 追求数量,不求质量;
- 把分析组织工作置于次要的位置,放在下个阶段处理。
4.组织协调
组织管理的要素:
- 明确意义重大的事件;
- 排序(构成因素、先后顺序、重要程度);
- 必要程度的详述。
5.下一步行动
如果一项工作具有可操作性,其下一步行动方案就必须予以落实,必须有切实可行的具体行动。